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日本公司在其他国家进行设立合资或外商独资企业、设立代表处、商标注册、法院诉讼等商业活动时，相关会要求日本公司出具相关公司文件，并对公司文件办理海牙认证或领事认证以承认其法律效力。
什么是海牙认证？
海牙认证即APOSTILLE认证，也就是“海牙公约”认证。海牙认证是指由海牙成员国之间为使文书互相承认而制定的一种认证方式，它通常由国家的外交部或高法院统一出具，具体来说就是的政府机构对文书的签发人的签字进行认证，认证该签字是否真实有效，若签字真实有效则在文书上附加一页海牙认证并签字加盖机构印章，使文书能在目的国具有法律效力。需要注意的是，海牙认证不是对认证文件内容的认证，而仅仅是对认证的签发人的认证，证明其签字真实有效。
海牙成员国有哪些？
1. 海牙公约生效后，越来越多的国家加入了海牙成员国。有的国家加入了海牙成员国并且承认海牙认证，有的国家虽然未加入海牙成员国，但也承认海牙认证。
常见的海牙成员国中承认海牙认证的国家有：中国、美国、英国、澳大利亚、中国香港和澳门、西班牙、法国、葡萄牙、新西兰、南非、塞浦路斯、马耳他等。
常见的未加入海牙成员国但承认海牙认证的国家有：格林纳达、圣基茨和尼维斯、萨摩亚、瓦努阿图等。
2. 中国已经加入海牙成员国，所以如果日本文书在国内使用，则需办理海牙认证才可被国内政府认可。
日本公司文件海牙认证与领事认证
海牙认证与领事认证都是为了使国内外文书互通的一种认证制度，且两种认证都仅仅是对文书签发人的签字的认证，不是对文书内容的认证。海牙认证省略了领事馆认证的步骤，认证过程更为简洁，提高了文书流转速度，节约了申请人的时间。文书在海牙成员国间传递需要办理海牙认证，日本为海牙成员国之一，因此如果日本公司文件所要用于的国家加入了海牙成员国，需要办理日本公司文件海牙认证，才可被目的使用国接受；如果日本公司文件所使用的国家尚未加入海牙成员国，则需办理日本公司文件领事认证。